Comment fonctionne une entreprise de saisie ?

Une entreprise de saisie a comme mission d’assurer le traitement de données de ses clients. Elle a un fonctionnement particulier, car elle est tenue de se conformer à un certain nombre d’obligation. Tour d’horizon sur ce type d’activité qui rencontre un succès croissant auprès des autres secteurs.

Les activités et la structure d’une entreprise de saisie

Une entreprise de saisie est composée de plusieurs département ayant chacun ses fonctions. Il y a d’une part un pôle qui se charge des activités de base, à savoir réceptionner les informations envoyées par le commanditaire. Ensuite, ces données seront analysées par des opérateurs de saisie afin de s’assurer de leur cohérence. Dans le cas où ces données sont validées, les opérateurs web s’occupent de la création de la base de données, à sa mise à jour et à la mise en place d’un mécanisme de suivi. De leur côté, d’autres agents assurent des activités complémentaires. En effet, une telle entreprise peut être amenée à effectuer des travaux de secrétariat ou liés au domaine digital : comptabilité, relation client, modération web, rédaction, gestion d’emailing, community management…
Contrairement à ce qu’on a tendance à penser, une entreprise de saisie n’est pas uniquement constituée d’une équipe d’opérateurs de saisie. En effet, on peut y trouver des collaborateurs qui ont d’autres attributions. Le gérant se charge du pilotage de la structure, et il est assisté pour cela d’un ou plusieurs responsables de pôles qui, à leur tour, s’occupent de diriger le travail des agents de saisie. Et pour pouvoir assurer son activité principale qui est de collecter, traiter des données, numériser des documents, une telle société compte une équipe d’opérateurs web. Sa structure varie en fonction de sa taille qui peut aller jusqu’à une centaine de personnes, et des métiers qu’elle couvre.

Les raisons du succès du secteur de la saisie

Si les entreprises de saisie ne connaissent pas trop la crise, c’est qu’elles rendent de grands services à leurs clients. Il faut savoir en effet que le traitement des données et des informations est une tâche laborieuse, et à certaines périodes de l’année, l’effectif et les ressources des nombreuses entreprises ne suffisent plus pour absorber le volume de travail. C’est la raison pour laquelle elles font appel à des sociétés spécialisées dont l’expérience, le professionnalisme, le niveau et la diversité des compétences sont des aides précieuses. La qualité est souvent au rendez-vous, car en tant que professionnel, une société de saisie est tenue de respecter un cahier de charges précis.

En faisant appel à une entreprise de saisie, le commanditaire a la possibilité de disposer de résultats synthétiques utiles à la prise de décision, et qui restent vérifiables et réutilisables à tout moment. Formulaires, coupons réponse, questionnaires, jeux concours, bons de fidélité ou de réduction, coordonnées clients, transcription de propos, création de tableur, mise en forme de documents, révision avant édition, suivi de commandes… toutes sortes de tâches peuvent être prises en charge, et cette possibilité est très appréciée par les clients.
Une structure qui choisit de faire confiance à une entreprise de saisie gagne forcément en productivité, car elle aura éliminé les contraintes liées à l’exécution des ces différentes tâches. Résultat, elle aura plus de temps et de ressources à consacrer à la recherche de nouveaux clients et partenaires, ainsi qu’à l’amélioration de son chiffre d’affaires. Par ailleurs, la pratique de externalisation de la saisie lui évite d’investir dans la création d’un ou de plusieurs postes, ainsi que dans l’achat de nouveaux matériels de travail. Il en est même pour les démarches administratives qui se retrouvent allégées. La collaboration peut être ponctuelle ou sur le long terme, et cette modulabilité séduit de nombreuses entreprises. Enfin, le coût des prestations sont intéressantes même pour les PME, car les entreprises de saisie sont souvent basées dans des pays où le coût de la main d’œuvre est abordable tout en respectant la réglementation locale.